Redmine, cũng như bất cứ hệ thống quản lý thông tin nào, là công cụ của những người tổ chức chứ không thay thế cho người tổ chức. Thông tin càng tổ chức tốt, hiệu quả sử dụng càng cao.
Vài kinh nghiệm đơn giản sau đây sẽ giúp duy trì trật tự thông tin trên Redmine.
1. Chú trọng về hình thức. Viết thông điệp nên xem xét dùng các ký hiệu định dạng (đậm, nghiêng, gạch chân, danh sách,...) ở những nơi thích hợp. Nên xem xét thuyết minh báo cáo bằng các bảng và hình. Viết tiếng Việt phải có đủ dấu thanh. Đặt dấu câu đúng chỗ. Không viết câu què cụt. Không viết hoa cả câu. Không dùng dấu chấm than. Đừng quên rằng mỗi thông điệp chỉ được viết nhất thời nhưng được đọc mãi mãi.
2. Dùng tab đúng mục đích. Khi cần bàn việc hãy vào Forums, còn Issues chỉ để giao việc. Khi muốn chia sẻ tài liệu hướng dẫn công việc hãy dùng Wiki, còn Documents chuyên dùng để chứa tài liệu thành quả công việc. Mọi file đã lên News đều lưu nhật ký dự án còn lên Files thì không. Files dùng để phân phát (không chính thức), còn khi muốn ban hành (chính thức) thì phải dùng News.
3. Phạm vi và giới hạn. Trong một việc, phạm vi kể ra những gì phải làm, còn giới hạn kể ra những gì không làm. Khi giao việc, đặc biệt là khi giao việc lớn, hãy luôn luôn chỉ rõ phạm vi và giới hạn của việc.
4. Issue chỉ là việc. Nên ghi nhớ rằng issue có nghĩa là việc, và chỉ việc mà thôi. Đừng mở ra issue mới để tung hô, than phiền, hay để tổng kết, đánh giá, hay để chỉ đạo, chỉnh đốn, hay để báo cáo công việc. Những cái đó đều không phải là việc mới mà chỉ có thể là bài cập nhật việc có sẵn.
5. Mỗi bài chỉ một việc. Mỗi chủ đề/vấn đề trong Forums/Issues luôn luôn chỉ là 1 việc. Bởi thế đừng bao giờ viết 1 bài (báo cáo hay thảo luận) về 2 hay nhiều việc khác nhau. Nếu sếp bảo bạn viết báo cáo công tác trong tuần, và giả sử bạn đang có 5 việc cần báo cáo, hãy viết 5 báo cáo mỗi cái vào 1 việc. Trong Issues, nếu việc đã đặt ra quá lớn, hãy dùng subtask để tạo việc con trong khuôn khổ việc lớn ấy rồi viết báo cáo vào trong việc con.
6. Viết bài vào đúng việc. Trước khi viết báo cáo hay thảo luận về việc gì, hãy tìm kiếm việc ấy trong danh sách các việc sẵn có trước đã. Nếu không tìm thấy việc nào hay tìm thấy nhiều việc, hãy hỏi kiểm soát viên hồ sơ (Controller) hay điều hành viên dự án (Manager). Đừng tự ý tạo ra việc mới trước khi tìm kiếm và hỏi thăm.
7. Chỉ đích danh đối tượng. Các việc đều được đánh số và các báo cáo cũng thế. Khi trong một báo cáo này muốn đề cập đến báo cáo khác, trong một việc này muốn nhắc đến việc khác, hãy tham chiếu (đề cập, nhắc đến) báo cáo kia, việc kia bằng số. Tương tự như vậy, mọi công trình đều có tên, mọi hạng mục đều có số, mọi xe cơ giới đều có biển số, mọi vật tư đều có mã số. Hễ đã viết báo cáo thì đừng viết vu vơ, hãy dùng những tên, những số này để chỉ đích danh công trình, hạng mục, xe cơ giới, loại vật tư.
8. Hạn chế đính kèm file. Redmine chỉ có thể tìm kiếm thông tin theo nội dung các thông điệp chứ không thể tìm kiếm theo nội dung các file đính kèm. Khi Redmine chuyển báo cáo thành mail gửi cho bạn, nó chỉ xuất thông điệp chứ không xuất file đính kèm. File đính kèm rồi vẫn có thể bị xóa, thông điệp thì không. Nên xem xét viết báo cáo bằng thông điệp. Nên cân nhắc viết báo cáo bằng file. Nếu định báo cáo nghiệp vụ phát sinh thì nên dùng hình thức thông điệp.
9. Mô tả file đính kèm. Khi đính file kèm vào bài, bên cạnh mỗi file nên viết 1 câu hay vài từ chủ chốt vào mục optional description (mô tả tùy chọn), tóm lược nội dung của nó. Mô tả "tùy chọn" này sẽ trở thành nhu cầu bắt buộc nếu như bạn còn muốn sau này có thể tìm thấy file ấy giữa muôn vạn file tứ tán khắp nơi.
10. Cập nhật tình trạng việc. Mọi người tham gia dự án đều nên kiểm tra việc thường xuyên và chú ý cập nhật tình trạng việc (In Progress, Feedback, Resolved,...). Tình trạng việc nói rõ quả bóng lăn hay dừng và đang ở chân ai. Chuyền bóng và đón bóng kịp thời chưa đủ để làm nên chiến thắng, nhưng là cần để làm nên đội bóng có thể chiến thắng.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét